Z definicji, audyt jakościowy to usystematyzowane i niezależne badanie mające stwierdzić, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów (definicja według PN-ISO 8402).
Celem audytu jest okresowa weryfikacja, ocena efektywności i jakości procesów w zakresie wytwarzania produktów zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy oraz w zależności od branży wymaganiami określonymi w normach.
Ustawodawstwo polskie i unijne czyni producenta żywności odpowiedzialnym za niekorzystne skutki zdrowotne wywołane spożyciem artykułów spożywczych. W warunkach gospodarki wolnorynkowej i nadmiaru produktów oraz usług żywnościowych to konsument decyduje o zakupie. Żywność oferowana do sprzedaży – poza spełnieniem wymagań dotyczących bezpieczeństwa zdrowotnego – musi być dobrej jakości.
Dla zakładów przetwórstwa spożywczego musi być wdrożony system HACCP, którego podstawą jest GMP, czyli Dobra Praktyka Produkcyjna. Natomiast jednym z podstawowych zagadnień GMP jest przestrzeganie zasad czystości i higieny. Dobre praktyki higieniczne to działania, które muszą być podjęte i warunki higieniczne, które muszą być spełnione oraz kontrolowane na wszystkich etapach produkcji lub obrotu, aby zapewnić bezpieczeństwo żywności. Każde przedsiębiorstwo jest zobowiązane do opracowania własnego programu lub instrukcji Dobrej Praktyki Higienicznej, który jest podstawą do wdrażania zasad systemu HACCP. Program taki powinien uwzględniać strukturę organizacyjną i specyfikację działalności danego zakładu. Wszystkie stosowane w zakładzie techniki i metody pracy oraz zalecenia dotyczące higieny powinny być opisane za pomocą odpowiednich procedur lub instrukcji uwzględniających szczegółowe wymagania, jakie powinny być spełnione. Procedury i instrukcje dotyczące Dobrej Praktyki Higienicznej muszą być ściśle przestrzegane przez wszystkich pracowników.
Najlepszą i najskuteczniejszą metodą weryfikacji skuteczności stworzonych procedur, czy harmonogramów mycia i dezynfekcji są audyty. Niestety wielu właścicieli zakładów spożywczych traktuje wszelkiego rodzaju badania, audyty i kontrole jako zło konieczne, które generuje dodatkowe wydatki. We współczesnej produkcji żywności spojrzenie osoby z zewnątrz na standardy pracy ma ogromne znaczenie. Podstawową rolą kontroli w zakładach spożywczych jest zapewnienie jak najwyższej jakości wyrobów, bez tworzenia zagrożenia dla bezpieczeństwa konsumentów. Dlatego przed przystąpieniem do audytu rzetelnie i obiektywnie zbieramy informacje o funkcjonowaniu istniejących procedur. W trakcie audytu zadajemy przygotowane pytania, sprawdzamy, czy procedury funkcjonują właściwie - czy pracownicy, którzy są odpowiedzialni za dany zakres pracy znają treść i zasady procedur oraz, czy się do nich stosują. Sprawdzamy również wszelkie zapisy z przeprowadzonych procesów - czy są prawidłowo i regularnie prowadzone. Z przeprowadzonego audytu tworzymy raport. W przypadku wykrycia nieprawidłowości - zalecamy działania korygujące.
Systematyczne przeprowadzanie audytu jakości jest niezbędne, aby regularnie otrzymywać informację zwrotną na temat rozwiązań wdrażanych w przedsiębiorstwie. Audyty te mogą być prowadzone przez wyszkolony personel przedsiębiorstwa lub osoby spoza firmy. Dzięki nim możemy dowiedzieć się, czy decyzje podjęte przez osoby na stanowiskach kierowniczych były słuszne i czy cele założone w danej firmie realizowane są w sposób skuteczny i spójny z wymaganiami zawartymi w dokumentacji systemowej. Następstwem dobrego audytu jakości jest wizja zmian, jakie powinny zostać wdrożone w miejscu pracy, aby polepszyć jego funkcjonowanie i usprawnić organizację. Audyt jakości powinien wskazać kierunki rozwoju firmy oraz obszary, w których będzie się ona doskonalić. Wśród wniosków, jakie przedstawi nam audytor wewnętrzny, znajdą się także informacje o możliwych do zrealizowania działaniach zapobiegawczych. Zdarza się także, że w wyniku audytu zostaniemy ostrzeżeni o potencjalnym zagrożeniu, w kierunku którego zmierzają procesy. Wczesne jego wykrycie umożliwi odpowiednią reakcję, przez co może zapobiec wystąpieniu poważnych problemów.
Kolejnym ważnym polem jakie powinno być poddawane kontrolowaniu to audyty czystości. Pamiętajmy, że to obowiązkiem pracodawcy jest utrzymanie czystości i porządku w zakładach pracy – w razie kontroli nie musi on obawiać się dotkliwych kar finansowych. Audyt czystości ma celu ocenę, jak wykonywane są czynności porządkowe w danej firmie. Audytorzy sprawdzają poszczególne procesy sprzątania i wskazują, co i jak można by poprawić czy też usprawnić. Pod uwagę biorą oni wiele elementów składających się na całość sprzątania. Między innymi sprawdzają organizację pracy działów porządkowych, by upewnić się, że ich obowiązki wykonywane są naprawdę efektywnie. Audyt czystości weryfikuje też efektywność używanych przez ekipę środków czystości, a także ekonomię ich zużycia. Pod lupę brane są również materiały eksploatacyjne oraz jakość wykonywania czynności, czyli najprościej mówiąc – staranność. Audyt kończy się przygotowanie raportu, w którym wskazane są pola do poprawy i propozycje działań naprawczych. Audyt czystości przeprowadzony przez specjalistów często też skutkuje powstaniem autorskich rozwiązań, które mogą prowadzić do optymalizacji kosztów ponoszonych na sprzątanie. Mogą one również wpłynąć na znaczące podniesienie jakości sprzątania w firmie, a pracodawca zlecający audyt dużo zyskuje w oczach swoich pracowników. Jak widać, audytu czystości nie należy traktować jako zbędnego wydatku, lecz raczej jako inwestycję. Koszty audyty szybko zwrócą się w oszczędnościach uzyskanych z optymalizacji sprzątania.
